こんにちは、金田博之です。
今月の「金田博之オンライン勉強会」（金田博之公式LINEで毎月無料ご案内）は、「多くのタスクを同時に回す時間管理」をテーマに、対話形式で深掘りしました。この記事では勉強会の要点をかんたんにまとめます。以下に、今回の動画をそのまま視聴できるように埋め込みますので、ぜひチェックしてください。
今日の流れ（ダイジェスト）
参加者のお悩みの声は、「やることが多すぎて手がつかない」「全部が重要に見えて優先順位が決められない」「大きな依頼を小さく分けられない」「人に任せるのが苦手」「どのツールをどう使えばいいのか分からない」などでした。
勉強会では、まず「時間管理（いつやるか）」と「タスク管理（何をやるか）」を分けて考え、①重要度×緊急度で並べ替える、②大きな仕事を行動単位に分解する、③任せ方と期限の設計で回す、の3ステップを中心に整理しました。実例では、週次のタスク棚卸し、会議の多い日でも18時以降は残業しない運用、秘書と“テトリス”のように色分けして予定を詰める工夫などを紹介しました。
3つのポイント（全体像）
今回の視点は、「時間管理（When）」と「タスク管理（What）」の対比です。前者は“いつやるか”、後者は“何をやるか”。混ぜずに分けると、判断が速くなります。
- 優先付けマトリクス：重要度×緊急度でタスクを並べ替える。
- 分解設計：大きな依頼を5W1Hで小さな行動に刻む。
- デリゲーション設計：任せ方・期限・バトン渡しまで設計する。
1. 優先付けマトリクス：重要度×緊急度でタスクを並べ替える。
なぜ大切か：全部を同時にやろうとするとパンクします。成果に効くものから着手できれば、少ない時間でも前に進みます。
どんな工夫が必要か：紙やiPadで四象限（重要×緊急）を引き、まずは感覚で配置→本当に重要か／本当に緊急かを自問して入れ替えます。週1回（月曜朝や金曜夕）に“棚卸しタイム”を固定し、左上（重要×緊急）から処理します。
どう実践すると良いか（たとえ話）：救急外来のトリアージのように、命に関わる案件から診るイメージです。順番を決めるだけで、現場が回り始めます。
2. 分解設計：大きな依頼を5W1Hで小さな行動に刻む。
なぜ大切か：“企画書を作る”のようなざっくり仕事は、手が止まりがちです。行動に分ければ進捗が見え、達成感が積み上がります。
どんな工夫が必要か：「何のために（Why）」「誰のために（Who）」「何を（What）」「どこで（Where）」「いつまでに（When）」「どうやって（How）」を一行ずつ書き、1ステップ＝30分以内で終わる大きさに刻みます。明日5分でできる“一合目タスク”を必ず用意します。
どう実践すると良いか（たとえ話）：登山のように、まずは一合目まで歩く。五合目で一度戻っても、次回は六合目から再開できます。
3. デリゲーション設計：任せ方・期限・バトン渡しまで設計する。
なぜ大切か：一人で全部抱えると、重要タスクが滞留します。任せる力は、成果の“速度”と“再現性”を高めます。
どんな工夫が必要か：任せる前に成果物の基準・締切・確認ポイント（中間レビュー）を明文化します。終わったら次の人へ渡す“バトン設計”まで含めてプロジェクト化します。
どう実践すると良いか（たとえ話）：駅伝チームのように、区間の役割とタスキの受け渡し位置を先に決めておきます。放り投げるのではなく、“走り方”まで共有します。
—（補足・具体例）—
・週のリズム：月曜朝に棚卸し→四象限で優先付け→一合目タスクを今日の最初に置く→金曜夕に振り返り。
・ツール例：チェックリスト・手順書はExcel／Googleフォーム、優先付けは紙ノートやiPadのFreeform、任せ方は簡易ガント（Excel）で十分です。
・制約を味方に：会議が多い日でも“18時以降は仕事しない”と決めると、日中の集中力が上がります（時間の壁が質を上げます）。
・色分けの工夫：カレンダーは種別ごとに色分け（自分／チーム／顧客／思考時間）。空白は“埋めるもの”ではなく“守るもの”と捉えます。
明日からの一歩
- 月曜朝10分の棚卸し：紙やiPadで四象限を引き、今あるタスクを書き出します。左上（重要×緊急）から“今日1つだけ”終えると決めます。
- “一合目タスク”をつくる：大きな仕事は30分以内の行動に分解します。朝イチはメールより先にその一合目に着手します。
- 任せる4点テンプレを用意：「目的／締切／成果物／中間確認」を1枚メモにして、依頼時に添えます。相手が動きやすくなり、やり直しが減ります。
おわりに
明日から使える時間術は、テクニックより“順番と設計”です。①優先付け、②分解、③任せ方。この3つを毎週の棚卸しに組み込めば、同時進行でも前に進みます。まずは今週、四象限の左上から一合目タスクを一つだけ終わらせてみてください。
そして、金田博之YouTubeチャンネルでは、毎回のオンライン勉強会で私がお話しした内容の30分程度のダイジェスト版を公開しています。実際の勉強会では、この内容に加えてQ＆Aや対話の時間もあり、より具体的な悩みを一緒にほどいていきます。以下に、今回の動画をそのまま視聴できるように埋め込んでますので、ぜひチェックしてください。
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